李秀永：跨部门沟通（报告联络商谈）
5分钟生成跨部门需求澄清文档，3个月协作零返工
场景故事
运营部小周接到指示，需联合技术部在周五前开发端午报名小程序。他发群消息：“技术部做个报名小程序，周五要用，找我对接。”
技术部当天交付，问题频出：截止时间错（周五18:00 → 下周日24:00）、对接人标错（小周 → 小李）、缺核销功能、数据同步错（Excel → 企微）。
返工3天，活动延迟上线，报名人数从预期300人降至180人（少40%），小周被领导复盘点名。
如今，他用AI生成澄清文档，5分钟完成，3个月内跨部门协作零返工。
返工定义：因需求传递偏差致理解不一致，需重做，浪费时间人力，影响进度。
八格表单
1. 什么时候用？（触发时刻）
- 发起跨部门协作任务
- 收到模糊/零散需求
- 需求存在缺失、矛盾或歧义
- 曾因理解偏差返工
- 需求涉及多环节、多要素
2. 做出来是什么？给谁？（目标产出）
产出物：含5板块的跨部门需求澄清文档（Markdown格式，350-500字）
交付对象：协作方技术/设计/运营负责人
覆盖框架：5W2H（Why-背景 / What-交付形式 / Who-对接人 / When-时间 / Where-渠道 / How-执行标准 / How much-数据要求）
3. 需要准备什么？（输入清单）
| 类型 | 内容 |
|---|---|
| 必须 | 需求初稿 |
| 必须 | 任务背景 |
| 建议 | 关键要素 |
| 可选 | 同类案例 |
4. 怎么跟AI说？（提示词模板｜BTCAE完整版）
背景
我是[公司][部门]的[姓名]，因跨部门协作常因需求模糊导致返工，现需生成标准化澄清文档。
任务
根据我提供的原始信息，生成一份含5板块的跨部门需求澄清文档，用于统一认知、避免返工。
输入信息
需求初稿
[粘贴原始需求，例："技术部帮忙做个报名小程序，周五要用"]
任务背景（请按4要素填写）
• 触发来源：[例：CEO在5月20日周会指示]
• 核心目标：[例：收集300人报名用于5月30日线下核销]
• 关键约束：[例：5月27日前上线，仅限微信生态]
• 不做后果：[例：300人无法入场，影响品牌口碑]
初步关键要素（如有）
• 时间：[例：周五上线]
• 对接人：[例：找我（小周）]
• 执行要求：[例：要同步数据]
输出要求
请用Markdown格式输出，各级标题用##和###表示。
输出以下5板块：
1. 任务背景（整合4要素）
2. 核心需求（一句话概括）
3. 关键要素（六大类：时间/对接人/执行标准/交付形式/地点或渠道/数据要求）
4. 待确认疑问（以问题形式列出模糊/缺失点）
5. 双方共识（当前无异议项）
【输出自检】
输出前声明："我将输出5个板块：1.任务背景 2.核心需求 3.关键要素 4.待确认疑问 5.双方共识"
输出后自检：
① 5个板块按序号列表输出，板块3必含6类要素（时间/对接人/执行标准/交付形式/地点或渠道/数据要求）
② 总字数350-500字，禁用词：赋能/闭环/抓手/生态/方法论/一站式/全方位
约束条件
• 不改原始需求，模糊信息转为疑问
• 短句+名词开头（如"时间："、"对接人："），禁第一人称
示例
标准输入：需求初稿："做个端午报名小程序，周五要用"；任务背景：触发=管理层要求；目标=收集300人报名；约束=5.27上线；后果=用户无法入场 → 输出完整5板块文档
边界输入：需求初稿："搞个活动页面"；任务背景：仅写"公司让搞活动" → AI仍输出文档，并在"待确认疑问"中列出≥5个缺失项
边界输入示例（关键板块）：
4. 待确认疑问
• 活动时间：开始/结束/上线截止日期？
• 目标用户：内部员工/外部客户？预计多少人？
• 交付形式：H5/小程序/PC网页？
• 渠道：微信/企微/官网？
• 功能：仅展示还是需要报名/投票/抽奖？
5. 双方共识
• 当前仅确认需要制作活动相关页面
• 其他关键信息待补充确认
变量表
| 变量名 | 含义 | 说明 |
|---|---|---|
| [粘贴原始需求] | 协作方发来的原话 | 可含模糊词（如"尽快""弄一下"） |
| [任务背景四要素] | 触发来源/核心目标/关键约束/不做后果 | 必须尽量填写，未知项AI将列为疑问 |
| [关键要素] | 时间/对接人/执行要求等零散信息 | 零散信息即可，AI负责结构化 |
参考示例（标准输入对应的完整输出）
1. 任务背景
触发来源：管理层在5月20日周会指示
核心目标：收集300人报名用于5月30日线下核销
关键约束：5月27日前上线，仅限微信生态
不做后果：300人无法入场，影响品牌口碑
2. 核心需求
开发端午活动报名小程序，支持300人报名及线下核销。
3. 关键要素
时间：5月27日前上线
对接人：运营部小周
执行标准：数据需同步至Excel
交付形式：微信小程序
地点/渠道：微信生态
数据要求：收集300人报名信息（姓名、手机号）
4. 待确认疑问
"周五要用"是指开发完成还是上线时间？
线下核销功能是否需要扫码核销？
数据同步到Excel的具体字段有哪些？
是否需要并发支持？预估多少人同时访问？
5. 双方共识
活动名称为"端午报名"
开发语言使用uni-app
测试环境需在5月26日提供5. 具体怎么操作？（步骤拆解｜≤10分钟）
| 步骤 | 动作 | 耗时 | 产出 |
|---|---|---|---|
| 1 | 整理原始需求+写4要素背景 | 2分钟 | 结构化输入信息 |
| 2 | 填入模板发送AI | 30秒 | AI初稿 |
| 3 | 核对生成文档（检查6大要素） | 1分钟 | 修正后文档 |
| 4 | 发群@协作方收集疑问反馈 | 3分钟 | 待确认问题清单 |
| 5 | 反馈交AI生成终版 | 2分钟 | 终版文档 |
| 6 | 双方确认留痕（钉钉/飞书/企微） | 1.5分钟 | 确认记录 |
| 合计 | — | ≈10分钟 | 可执行需求文档 |
无阻塞：无需安装权限，任意能对话的AI工具即可完成。
失败提示词对照
❌ 原句：帮我生成需求澄清文档：技术部做个报名小程序，周五要用。
🔍 失败原因：无背景、无约束、无格式要求，AI自由发挥导致结构混乱、遗漏关键要素，需二次整理。缺失项：任务背景、输出结构、6大要素清单、验收标准、约束条件。
✅ 修正版改进：BTCAE结构完整；强制4要素背景+6大关键要素；5板块输出+自检清单；表达约束（短句+名词开头+禁用词）。
| 维度 | 失败版 | 修正版 |
|---|---|---|
| 输出结构 | 混乱段落 | 5板块标准 |
| 要素覆盖 | 随机遗漏 | 6类强制 |
| 疑问提炼 | 可能为0 | 精准全覆盖 |
| 可执行性 | 需二次整理 | 直接可用 |
| 耗时 | 10分钟+ | 5分钟内 |
6. 怎么算做完？（验收标准｜可打勾）
- 任务背景含4要素：触发来源、核心目标、关键约束、不做后果
- 关键要素覆盖六大类（时间/对接人/执行标准/交付形式/地点或渠道/数据要求），每类至少1项
- 核心需求与原始描述一致
- 待确认疑问覆盖所有模糊点（每个疑问均为可验证的封闭式问题）
- 无第一人称；疑问句末带”？“；核心需求≤25字
修正指令：
- 背景缺要素 → “补充触发来源和后果”
- 要素缺失 → “缺交付形式，转为疑问”
- 疑问不精准 → “‘周五要用’应明确开发完成还是上线时间”
7. 出错了怎么办？（失败排查）
| 问题类型 | 排查路径 |
|---|---|
| AI输出不符 | 检查输入完整性（特别是4要素）；用修正指令重新生成 |
| 对方仍有偏差 | 确认环节缺失 |
重要声明：AI仅梳理信息，不能替代双方确认。最终文档须双方签字/留痕。
8. 以后能自动吗？（升级路径）
升级条件（满足2项即可尝试）：
- 每周跨部门需求 ≥5次
- 需求来自固定渠道（如飞书审批/钉钉表单）
- 文档结构稳定无大变（3个月内模板未调整）
技术路径：API对接企业IM → 关键词触发（如”需求澄清”）→ 自动生成文档 → 推送相关人确认
Agent化潜力评估
Agent化评分：★★★★★（20/20）
四象限结论：高频 × 低风险——优先全自动
一句话建议：集成至企业IM，关键词触发，对接审批流实现”提交即澄清”。
高手心法
你不是在”写需求”，而是在搭建共识基础设施。
别让AI替你思考，让它替你”照镜子”。
你把模糊需求扔给它，它把结构化问题还给你——那些你没想到要问的”待确认疑问”，就是协作中最大的坑。你不是在写文档，是在用AI给自己和协作方画一张”认知地图”。
记住行动准则：先对齐事实，再谈执行——模糊不清的需求，不值得花1分钟开发。
此逻辑可迁移到：会议纪要、项目立项、客户brief等任何协作场景。